Οδηγίες για την αξιολόγηση και αναδιοργάνωση των δομών του Δήμου μας

Διαδικασίες αξιολόγησης και αναδιοργάνωσης των δομών του δήμου

Η  Δημοτική Αρχή  Καλυβιώτη έχει προαναγγείλει ότι σύντομα θα αναθεωρήσει και βελτιώσει τον Οργανισμό ΕσωτερικήςΥπηρεσίας ( Ο.Ε.Υ) του δήμου με σκοπό την αναδιοργάνωση του Δήμου που κύριο σκοπό θα έχει την εξυπηρέτηση των δημοτών.

Το παρόν κείμενο προδιαγράφει το έργο των ομάδων εργασίας οι οποίες θα αναλάβουν την αξιολόγηση και αναδιοργάνωση των δομών των δήμων. Οι ομάδες εργασίας θα συγκροτηθούν από στελέχη και συνεργάτες του κάθε Δήμου, που θαορίσει με απόφασή του ο Δήμαρχος. Στην ομάδα εργασίας μπορεί να συμμετέχει και εμπειρογνώμονας.
Το τελικό προϊόν των ομάδων εργασίας θα είναι μια έκθεση, η οποία προτείνεται να ακολουθήσει τις προτεινόμενες προδιαγραφές, ώστε η αξιολόγηση των δομών και οι  προτάσεις αναδιοργάνωσης να καταγράφονται με ομοιόμορφο τρόπο από τις ομάδες όλων των δήμων και να ακολουθούν ενιαία μεθοδολογία


Οι προτάσεις αλλαγής της οργάνωσης των δομών θα πρέπει να αξιολογηθούν και τα εναλλακτικά σενάρια οργάνωσης θα πρέπει να συγκριθούν με βάση το βαθμό που ικανοποιούν τους τεθέντες στόχους και αντιμετωπίζουν τα διαπιστωθέντα προβλήματα (όφελος), αλλάκαι σύμφωνα με το κόστος που απαιτείται για την εφαρμογή τους (κόστος και χρόνος)


Τα οφέλη που θα προκύψουν από την εφαρμογή μιας πρότασης συναρτώνται με το βαθμό επίδρασης στην επίτευξη στόχων όπως :

• αντιμετώπιση των αναγκών της περιοχής του Δήμου
• βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων προς τον πολίτη υπηρεσιών
• βελτίωση της διαφάνειας και της αξιοπιστίας των παρεχόμενων υπηρεσιών
• βελτίωση του χρόνου εξυπηρέτησης του πολίτη και τη μείωση γραφειοκρατικών διαδικασιών
• αξιοποίηση των δεξιοτήτων του προσωπικού
• βελτίωση των διαδικασιών λήψης απόφασης
• μείωση του κόστους λειτουργίας του Δήμου και την ενίσχυση της οικονομικής του βιωσιμότητας

Όσο περισσότερους από τους ανωτέρω στόχους επηρεάζει θετικά η πρόταση, τόσο  πιο υψηλό είναι το όφελος από την εφαρμογή της.

Αναφορικά με την εφικτότητα εφαρμογής μιας πρότασης αυτή συναρτάται από δύο παραμέτρους: το χρόνο και το κόστος εφαρμογής της οργανωτικής αλλαγής.

Ο καθορισμός των προυποθέσεων για την εφαρμογή ενός νέου οργανωτικού μοντέλου αποτελεί βασικό βήμα, από το οποίο εξαρτάται και η επιτυχία του όλου εγχειρήματος. Ο εντοπισμός αυτών των προϋποθέσεων πηγάζει από απαντήσεις στα ακόλουθα ενδεικτικά ερωτήματα:

• Ο αριθμός των υφιστάμενων εργαζομένων είναι αρκετός; Αν όχι, μπορούν οι ανάγκες να καλυφθούν με εσωτερικές μετακινήσεις; Απαιτούνται προσλήψεις;
• Τα προσόντα των υφιστάμενων εργαζομένων είναι επαρκή; Αν όχι, σε ποια πεδία θα πρέπει να εκπαιδευτούν και από ποιον;
• Ο υφιστάμενος τεχνολογικός εξοπλισμός (HW, SW, οχήματα κλπ) μπορεί να ανταποκριθεί; Αν όχι τι επιπλέον απαιτείταν Ο εξοπλισμός που απαιτείται είναι διαθέσιμος στο Δήμο ή πρέπει να γίνει προμήθεια;
• Απαιτείται αναδιοργάνωση των διαδικασιών (κατάργηση, συγχώνευση απλούστευση, κλπ); Αν ναι η αναδιοργάνωση μπορεί να γίνει με εσωτερικούς πόρους;

Από τις απαντήσεις στις ερωτήσεις αυτές θα διαμορφωθεί μία λίστα προϋποθέσεων, οι οποίες θα πρέπει να υλοποιηθούν προκειμένου να μπορέσει να λειτουργήσει η νέα οργάνωση. Στη συνέχεια, για κάθε μία από τις προϋποθέσεις αυτές, πρέπει να απαντηθούν τα ακόλουθα ερωτήματα:

• Πόσο κοστίζει κάθε προϋπόθεση πηγή χρηματοδότησης του κόστους της;
• Πόσος χρόνος απαιτείται για την εξασφάλιση των προϋποθέσεων;).

Πρόταση για το νέο οργανόγραμμα του Δήμου
Στην ενότητα αυτή η ομάδα εργασίας συνεκτιμώντας τις προηγούμενες προτάσεις και αξιολογώντας τα εναλλακτικά σενάρια οργάνωσης θα διαμορφώσει πρόταση για τη νέα οργανωτική δομή των δημοτικών υπηρεσιών. Ο σχεδιασμός του οργανογράμματος περιλαμβάνει:

• Την ομαδοποίηση των λειτουργιών του Δήμου σε οργανικές μονάδες
• Τον καθορισμό των ιεραρχικών επιπέδων
• Τη διαμόρφωση των μηχανισμών συντονισμού

Το οργανόγραμμα εκτός από τις κεντρικές υπηρεσίες θα προβλέπει και τις αναγκαίες αποκεντρωμένες υπηρεσίες που θα πρέπει να λειτουργούν στο δήμο

Προκειμένου να επιτευχθούν οικονομίες κλίμακας είναι σκόπιμη η συγχώνευση αρμοδιοτήτων και οργανικών μονάδων, η αύξηση του εύρους εποπτείας των προϊστάμενων και επομένως η μείωση του αριθμού των Τμημάτων και Διευθύνσεων.