Ψηφιοποίηση δεδομένων στους ΟΤΑ

Τη

ς Ελένης Χαλβατζά, προϊσταμένη Διεύθυνσης του δήμου Αθηναίων

Η Τοπική Αυτοδιοίκηση, ως η πρώτη επαφή του πολίτη με τις υπηρεσίες του δημοσίου, αποτελεί το βασικό πυλώνα της τοπικής ανάπτυξης. Ωστόσο το συνεχώς τεχνολογικά μεταβαλλόμενο περιβάλλον στο οποίο ζούμε, προβάλει επιτακτική την ανάγκη εκσυγχρονισμού της. Βασικός στόχος της Τοπικής Αυτοδιοίκησης αποτελεί η όσο το δυνατόν καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη. Η εξέλιξη της τεχνολογίας δίνει την ευκαιρία στους φορείς Τοπικής Αυτοδιοίκησης να βελτιώσουν τις παρεχόμενες υπηρεσίες τους. Η διαδικασία της ψηφιοποίησης εντάσσεται στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ‘Ψηφιακή Σύγκλιση’ που αφορά την δημιουργία δημόσιου ηλεκτρονικού περιεχομένου. Το άρθρο αυτό αναλύει την έννοια αλλά και τα στάδια που ακολουθεί ένα έργο ψηφιοποίησης και αναφέρει τα οφέλη της για τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Επιπλέον περιγράφεί την ψηφιοποίηση του φυσικού αρχείου των αδειών καταστημάτων της Διεύθυνσης Εμπορίου και Ανάπτυξης του Δήμου Αθηναίων.



Σύμφωνα με το IMLS[1], ως ψηφιοποίηση ορίζεται η διαδικασία μετατροπής, δημιουργίαςαποθήκευσης και διαχείρισης βιβλίων, έργων τέχνης, περιοδικών, ιστορικών χειρογράφων, φωτογραφιών κλπ σε ηλεκτρονικές μορφές έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν από ηλεκτρονικούς υπολογιστές.

Η διατήρηση και η επεξεργασία ενός φυσικού αρχείου μπορεί να επιφέρει ορισμένα από τα παρακάτω προβλήματα:
δυσκολία αναζήτησης, εύρεσης και επεξεργασίας των απαιτούμενων στοιχείων
κίνδυνο απώλειας ή/και φθοράς του
χρονική καθυστέρηση στη διεκπεραίωση εργασιών
δέσμευση ικανού αριθμού υπαλλήλων για τη συντήρηση του
αδυναμία διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας
χωροταξικό πρόβλημα λόγω του μεγάλου όγκου του αρχείου



Με την ψηφιοποίηση του φυσικού αρχείου μπορούν να προκύψουν αρκετά οφέλη τόσο για τις υπηρεσίες όσο και για τους πολίτες. Τα αναμενόμενα οφέλη είναι τα εξής (AbbySmith, 1999):
διατήρηση/συντήρηση του εύθραυστου υλικού
ευκολότερη και γρηγορότερη πρόσβαση λόγω αύξησης της δυνατότητας της εξ’ αποστάσεως και ταυτόχρονης χρήσης
αύξηση της αξίας του υλικού
ευκολότερη πλοήγηση και αναζήτηση
εξοικονόμηση χώρου

Το έργο ψηφιοποίησης δεν είναι μια απλή διαδικασία ψηφιακής αποτύπωσης και στη συνέχεια αποθήκευσης των παραγόμενων αρχείων. Αντίθετα, αποτελείται από πολλά στάδια, ανάμεσα στα οποία υπάρχουν και κάποια που είναι κοινά σε όλα τα έργα ανεξάρτητα από το αντικείμενό τους, όπως ο σχεδιασμός και η διαχείριση.

Τα στάδια ζωής της ψηφιοποίησης ή αλλιώς ο κύκλος ζωής της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες που χρειάζονται και τις οποίες ακολουθεί ο κάθε οργανισμός για να πετύχει τη ψηφιοποίηση του υλικού του. Κατά καιρούς έχουν γίνει διαφορετικοί διαχωρισμοί της διαδικασίας της ψηφιοποίησης σε στάδια, σύμφωνα, σύμφωνα με την διεθνή βιβλιογραφία. Από αυτούς, ο κύκλος ζωής της ψηφιοποίησης που αρχικά εισήχθηκε από το Δίκτυο Αριστείας Minerva και συγκεκριμένα από την Ομάδα Εργασιών 6 (Minerva, 2004), συνιστά ίσως την πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση τόσο ως προς το διαχωρισμό της ψηφιοποίησης σε στάδια όσο και ως προς τη χρονική αλληλουχία των σταδίων στο πλαίσιο ενός έργου. Πιο αναλυτικά, ο κύκλος ξεκινά από τον αρχικό σχεδιασμό, επεκτείνεται στην καθ’ αυτό ψηφιοποίηση των αντικειμένων και καταλήγει σε ζητήματα προβολής, μακροπρόθεσμης διατήρησης και επαναχρησιμοποίησης του ψηφιακού περιεχομένου. Δεδομένης της σημαντικής θέσης της Τοπικής Αυτοδιοίκησης ως βασικός πυλώνας της τοπικής ανάπτυξης, η αναδιάρθρωσή της κρίνεται απαραίτητη για την εύρυθμη λειτουργία της. Έτσι πολλές από τις λειτουργίες της οφείλουν εκ των πραγμάτων να εκσυγχρονιστούν, προκειμένου να ανταποκριθούν πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά στις ανάγκες της τοπικής κοινωνίας. Η ραγδαία ανάπτυξη των τεχνολογιών της πληροφορικής και της επικοινωνίας (ΤΠΕ), καθώς και των δυνατοτήτων που εξασφαλίζει η χρήση του διαδικτύου σήμερα, έχει δημιουργήσει για τους Ο.Τ.Α. πολλές ευκαιρίες ώστε να γίνουν πιο αποτελεσματικοί και παραγωγικοί. Πολλές υπηρεσίες των Ο.Τ.Α. συγκεντρώνουν ένα τεράστιο φυσικό αρχείο που δεν είναι εύκολο να το διαχειριστεί κανείς. Έτσι η δουλειά του υπαλλήλου γίνεται περίπλοκή και χρονοβόρα και δημιουργούνται εμπόδια στην εξυπηρέτηση του πολίτη.

Μία λύση στο παραπάνω πρόβλημα αποτελεί η διαδικασία της ψηφιοποίησης των αρχείων των υπηρεσιών αυτών. Οι Ο.Τ.Α., στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος Ψηφιακή Σύγκλιση, υλοποιούν τέτοιου είδους δράσεις με απώτερο στόχο αφενός την προστασία των αρχείων και αφετέρου την παροχή ηλεκτρονικών/ψηφιακών υπηρεσιών προς τους πολίτες, επαγγελματίες και επιχειρήσεις. Η απουσία ψηφιοποίησης στα αρχεία έχει αρνητικές επιπτώσεις στην ποιότητα, τόσο των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τον εξυπηρετούμενο πληθυσμό αλλά και στα ίδια τα αρχεία που τηρούνται εντός των φακέλων και τα οποία απειλούνται με φθορές ως συνέπεια της πολυκαιρίας, της σκόνης και της συχνής χρήσης. Η υλοποίηση ενός έργου ψηφιοποίησης μπορεί να συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας της εκάστοτε υπηρεσίας. Στο εσωτερικό περιβάλλον του έργου, τα οφέλη θα γίνουν ορατά από τους άμεσα εμπλεκόμενους με τη μείωση των χρόνων απόκρισης σε αιτήματα αναζήτησης υλικού και λοιπά σχετικά αιτήματα και εργασίες.

Τα αναμενόμενα οφέλη της υλοποίησης του έργου ψηφιοποίησης θα είναι πολλαπλά και αποσκοπούν στην επίτευξη δύο βασικών στόχων, του εκσυγχρονισμού των Ο.Τ.Α. αλλά και της εξυπηρέτησης των πολιτών. Ενδεικτικά αναφέρονται 1)αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών μέσω της γρηγορότερης, ευκολότερης και ασφαλέστερης πρόσβασης στην πληροφορία και 2)μείωση χρόνου εργασίας, αύξηση αποδοτικότητας και καλύτερης αξιοποίησης του προσωπικού.

Παράλληλα, τα οφέλη από την υλοποίηση του προτεινόμενου έργου έχουν πρωτίστως εξωστρεφή χαρακτήρα και αφορούν κυρίως τους τελικούς ωφελούμενους και συγκεκριμένα τους πολίτες / δημότες και τις επιχειρήσεις μέσα από:
Παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών υψηλής προστιθέμενης αξίας
Μείωση του χρόνου περαίωσης των αιτημάτων τους
Έγκυρη ενημέρωση και μετριασμός πιθανοτήτων λάθους
Μείωση του διοικητικού κόστους
Μείωση των συναλλαγών για ένα αποτέλεσμα
Αύξηση των χρόνων απόκρισης και αυτοματοποίηση
Διαφάνεια και αξιοπιστία

Επίσης, με την ψηφιοποίηση του υλικού εξασφαλίζεται η ελάφρυνση της εργασίας στα αντίστοιχα τμήματα των Δήμων, εξοικονομούνται χώροι που μέχρι πρότινος καταλάμβανε ο τεράστιος όγκος των φακέλων, ενώ οι υπηρεσίες του Δήμου αναμένεται να βελτιώσουν τους χρόνους και την αποτελεσματικότητα στην εξυπηρέτηση των πολιτών. Ένας τεράστιος όγκος αρχείων θα μεταφερθεί σε αποθηκευτικό χώρο του Δήμου, όπου και θα φυλάσσεται, καθώς πλέον, τα στοιχεία του κάθε φακέλου εντάχθηκαν σε μία ψηφιακή πλατφόρμα και με το πάτημα και μόνο ενός κουμπιού είναι διαθέσιμα στους αρμόδιους υπαλλήλους.

Τέλος, για να πραγματοποιηθούν τέτοιου είδους έργα ώστε οι Δήμοι να επωμιστούν και τα ανάλογα οφέλη, θα πρέπει να κάνουν πολλές αλλαγές τόσο στο προσωπικό τους και στις εσωτερικές τους διαδικασίες όσο και στις υποδομές τους. Το προσωπικό θα πρέπει να εκπαιδευτεί στην διαδικασία της ψηφιοποίησης και να καταρτιστεί καταλλήλως. Επίσης οι υποδομές των Δήμων θα πρέπει να εκσυγχρονιστούν. Τα κτίρια αλλά και τα μηχανήματα να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις της νέας τεχνολογίας που θα χρησιμοποιηθεί. Αλλά και οι Δήμοι θα πρέπει να απλουστεύσουν τις διαδικασίες τους και να μειώσουν την γραφειοκρατία τους για να μπορέσουν να αφομοιώσουν τις νέες τεχνολογίες και να γίνουν πιο παραγωγικοί.



Ψηφιοποίηση των φυσικών φακέλων των Αδειών Καταστημάτων της Διεύθυνσης Εμπορίου και Ανάπτυξης του Δήμου Αθηναίων



Η Διεύθυνση Εμπορίου και Ανάπτυξης του ∆ήμου Αθηναίων εξυπηρετεί σε συστηματική βάση τις ανάγκες περισσότερων από 70.000 επιχειρήσεων. Τη δεδομένη χρονική στιγμή φιλοξενεί πάνω από 25.000 φακέλους αδειών κάθε είδους καταστημάτων/επιχειρήσεων. Η απουσία ψηφιοποίησης στα αρχεία (φακέλους) έχει αρνητικές επιπτώσεις στην ποιότητα, τόσο των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τον εξυπηρετούμενο πληθυσμό όσο και στα ίδια τα αρχεία όπως αναφέραμε. Στο πλαίσιο αυτό, ο ∆ήμος Αθηναίων αποφάσισε την ψηφιοποίηση των αρχείων της Διεύθυνσης Εμπορίου και Ανάπτυξης, με απώτερο στόχο αφενός τον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και αφετέρου την βελτίωση της παραγωγικότητας της Διεύθυνσης Εμπορίου και Καταστημάτων. Αρχικώς πραγματοποιήθηκε μία μελέτη της υφιστάμενης κατάστασης από την Ανώνυμη Αναπτυξιακή Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ του Δήμου Αθηναίων, ΔΑΕΜ Α.Ε. Κατά την καταγραφή του υφιστάμενου αρχείου βρέθηκαν 25.000 περίπου φάκελοι που περιείχαν την αρχική άδεια καθώς και ανανεώσεις και συμπληρωματικά έγγραφα και σχέδια. Κάθε φάκελος περιλάμβανε κατά μέσο όρο 40 σελίδες εγγράφων και 2 σχέδια. Τα μεγέθη των προς ψηφιοποίηση εγγράφων που περιλαμβανόταν στους φακέλους ήταν κυρίως Α4. Επίσης εκτιμήθηκε ένας αριθμός περίπου 10.000 σχεδίων Α0, 10.000 σχεδίων Α1 και 5.000 σχεδίων Α2 και κάθε φάκελος περιείχε έως 2 σελίδες Α3. 3. Τα έγγραφα ήταν κυρίως αλλά όχι αποκλειστικά, μονής όψης. Κάθε φυσικός φάκελος άδειας είχε ένα μοναδικό αριθμό και ήταν ταξινομημένος σε οργανωμένο φυσικό αρχείο (ράφια) κατά χρονολογία και αριθμό. Τέλος, σε αρκετούς φακέλους υπήρχαν διαφορετικών μορφών έγγραφα, συρραμμένα, με πολυσέλιδα καταστατικά κλπ. Για την ανάδειξη του αναδόχου του έργου πραγματοποιήθηκε διαγωνισμός όπου κατέγραφε τόσο την υφιστάμενη κατάσταση όσο και αναλυτικές πληροφορίες για τα βήματα υλοποίησης του έργου. Βασική προϋπόθεση ήταν να τηρηθούν τα στάδια ψηφιοποίησης, όπως περιγράφηκαν στην ενότητα 3. Έτσι, πριν τη διαδικασία της ψηφιοποίησης ήταν απαραίτητη η προετοιμασία του υλικού ώστε να αποφευχθούν προβλήματα και αστοχίες. Αρχικό μέλημα της ψηφιοποίησης είναι η διασφάλιση της ακεραιότητας των πρωτοτύπων. Γι αυτό το λόγο λήφθηκαν μέτρα, τα οποία καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών, από την επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού μέχρι τη δημιουργία κατάλληλων συνθηκών στο χώρο ψηφιοποίησης κοκ. Παράλληλα, έγινε προετοιμασία των κατάλληλων υποδομών σε υλικό και λογισμικό πριν την έναρξη της διαδικασίας ψηφιοποίησης.

Το έργο ξεκίνησε τον Αύγουστο του 2016 με διάρκεια έως τον τέλος του Ιανουαρίου του 2017. Μέχρι σήμερα έχει ολοκληρωθεί η επεξεργασία 24.448φακέλων και έχουν ψηφιοποιηθεί 1.398.661 σελίδες Α3,Α4 και63.164 σελίδες Α0,Α1,Α2. Η ψηφιοποίηση πραγματοποιήθηκε με σαρωτή.

Τα οφέλη του έργου για την Διεύθυνση Εμπορίου και Ανάπτυξης του Δήμου Αθηναίων είναι τα εξής:
Αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών μέσω της γρηγορότερης, ευκολότερης και ασφαλέστερης πρόσβασης στην πληροφορία
Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (άυλη διακίνηση εγγράφων) και διαχείριση περιεχομένου και ροής εργασιών μέσω νέων τεχνολογιών επεξεργασίας εικόνας και οπτικής ανάγνωσης χαρακτήρων OCR(opticalcharacterrecognition)
Μειώνεται σημαντικά ο χρόνος αναζήτησης και ανάκτησης εγγράφων, αυξάνοντας την παραγωγικότητα και μειώνοντας το λειτουργικό κόστος
Μείωση αποθηκευτικού χώρου κατά την αρχειοθέτησή του(Τα ψηφιακά έγγραφα απαιτούν 98% λιγότερο αποθηκευτικό χώρο)
Εξάλειψη του κινδύνου απώλειας και φθοράς σημαντικών εγγράφων
Δυνατότητα διασύνδεσης με άλλα υφιστάμενα συστήματα διαχείρισης εγγράφων (DocumentManagement



Συμπέρασμα

Μέσω της ψηφιοποίησης σημαντικών φυσικών αρχείων, δίνεται στους Δήμους η δυνατότητα να εκσυγχρονιστούν, να εφαρμόσουν νέες τεχνολογίες και να εξειδικευτούν σε αυτές. Επίσης τα οφέλη είναι πολλά τόσο για τους ίδιους τους υπαλλήλους όσο και για τους πολίτες με τους οποίους η επαφή είναι καθημερινή. Η διαδικασία της ψηφιοποίησης αποτελείται από ένα σύνολο βημάτων που πρέπει να υλοποιούνται αναλυτικά ώστε να παραχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος ‘Ψηφιακή Σύγκλιση’ όλο και περισσότεροι Δήμοι υλοποιούν έργα ψηφιοποίησης των φυσικών τους αρχείων. Αναφερθήκαμε στην περίπτωση του Δήμου Αθηναίων όσον αφορά το φυσικό αρχείο των Αδειών Καταστημάτων. Σε ανάλογα έργα έχουν προχωρήσει και άλλοι Δήμοι, ενδεικτικά αναφέρουμε την ψηφιοποίηση των αρχείων της Διεύθυνσης Πολεοδομίας αλλά και του αρχείου των Αδειών Καταστημάτων του Δήμου Καλαμάτας, την ψηφιοποίηση & τεκμηρίωση του πολιτιστικού υλικού της Αντιδημαρχίας Πολιτισμού του Δήμου Θεσσαλονίκης.



Βιβλιογραφία

Abby Smith. Why digitize?. Council on Library and Information Resources. February 1999

Ομάδα Εργασίας ΔΑΕΜ Α.Ε., Μελέτη Ψηφιοποίησης Αρχείου Αδειών Καταστημάτων

Minerva, Working Group 6. Good Practice Handbook, Version 1.3. Minerva, Μάρτιος 2004

IMLSInstituteofMuseumandLibraryServicesμεέδρατιςΗ.Π.Α. http://www.imls.gov/

Ελληνική Εταιρεία Τοπικής Ανάπτυξης και Αυτοδιοίκησης : http://web3.eetaa.gr/prosklisi-41/05022014_enimerosi.htmlΕπιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση, Προγραμματική Περίοδος 2007-2013, 2η Αναθεώρηση, Αθήνα 2012